Die virtuelle Telefonanlage
Eine virtuelle Telefonanlage bringt ihrem Nutzer eine Vielzahl an Vorteilen im Vergleich zu den klassischen analogen- der ISDN-Telefonanlagen. Abgesehen von einer großen Kostenersparnis punktet die virtuelle Telefonanlage auch durch die einfach Handhabung und Skalierbarkeit.
Die virtuelle Telefonanlage wird so bezeichnet, da sie aus Nutzersicht lediglich über das Internet angeschlossen wird und somit keine Hardware mehr in Form eines physischen Kastens im Firmenkeller benötigt.
Im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung ist es nichts Seltenes mehr, das zum Teile eine einzelne Abteil eines Unternehmens auf verschiedene Länder verteilt ist oder dass Unternehmen Ihre Services auf einem globalen Level anbieten. Dieses Netzwerk stellt natürlich ganz besondere Anforderungen an diverse Geschäftsprozesse. Neben Bereichen wie zum Beispiel Logistik und landesspezifischen Zollbestimmungen muss sich nun auch die Geschäftstelefonie der neuen Zeitrechnung anpassen. Diese Anforderungen erfüllt die virtuelle Telefonanlage, da durch sie nicht mehr die Notwendigkeit besteht, sich an ebenjenem Ort aufzuhalten an dem die Telefonanlage „steht“.
Früher gab es die Telefonanlage im Keller mit welcher jedes einzelne Telefon in der Firma verkabelt war. Somit waren die Anschlüsse räumlich auf die Firmenbüros beschränkt.
Diese Einschränkung existiert bei einer virtuellen Telefonanlage nicht mehr.
Virtuelle Telefonanlage: Die Vorteile
Einer der größten Vorteile der virtuellen Telefonanlage ist die oben bereits angesprochene Einsparung von Ressourcen. Die virtuelle Telefonanlage benötigt weniger Platz und Strom und kostet daher weniger Geld. Ferner hat der Nutzer auch nichts mehr mit der Wartung der Anlage zu tun. Alles Instandhaltungspflichten, sowie Updateaufspielung obliegen nun dem Anbieter der virtuellen Telefonanlage, Ihrem Provider.
Ein anderer Vorteil ist die ebenfalls angesprochene Skalierbarkeit. Was ist mit Skalierbarkeit überhaupt gemeint?
Damit ist gemeint, dass sich die virtuelle Telefonanlage Ihrem Unternehmen hinsichtlich des Wachstums flexibel anpasst. So können Sie zum Beispiel wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen ohne Mühen und Umstecken von Kabeln neue Nebenstellen für die Angestellten anlegen. Sollten Sie Mitarbeiter entlassen können Sie die „Anschlüsse“ über das Computer-Interface löschen und zahlen dadurch in der Regel weniger bei Ihrem Anbieter. Der große Vorteil liegt nun da, dass für diese Vorgänge kein technischer Sachverstand vorhanden sein muss und auch kein teurer Techniker geschickt werden muss. Alle diese Schritte können Sie als Laie über das Interface Ihrer virtuellen Telefonanlage mit wenigen Klicks selbst durchführen.
Voraussetzungen für die virtuelle Telefonanlage
Einige Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die virtuelle Telefonanlage so funktionieren kann wie sie soll. Die wichtigste ist natürlich das Vorhandensein einer stabilen Internetverbindung. Dies ist natürlich dadurch zu erklären, dass alle Telefone des Unternehmens über das Internet mit der virtuellen Telefonanlage verbunden sind. Für eine tadellose Gesprächsqualität muss eine Bandbreite von mindestens
100 kbit/s pro Gespräch in Up- und Downloadrichtung gegeben sein. Im Falle eines Internetausfalles besteht in der Regel die Möglichkeit, die Gespräche auf Handys oder andere Ausweichanschlüsse umzuleiten.
Eine virtuelle Telefonanlage bietet mehr als 150 verschiedene Funktionen
Die virtuelle Telefonanlage bietet deutlich mehr Funktionen als die herkömmliche. Neben Basisfunktionen wie Makeln, Halten und der Mailboxfunktion, können Sie mit einer virtuellen Telefonanlage zum Beispiel Besetztlampenfelder (BLF), Telefonkonferenzen, Fax2Mail, und eine Warteschleifenmusik als Funktion nutzen.
Neu entwickelte Funktionen stehen Ihnen automatisch über das angesprochene Web-Interface zur Verfügung und können von Ihnen genutzt werden.
Standortunabhängigkeit durch die virtuelle Telefonanlage
Die Tatsache, dass die virtuelle Telefonanlage nur einen Internetanschluss benötigt macht es möglich, dass der Nutzer von jedem Standort weltweit mit einer ausreichenenden Internetverbindung von 100 KBit/s über seine festgelegte Telefonnummer telefonieren kann. Hierbei bleiben Landesvorwahlen sowie die Vorwahl für das Ortsnetz bestehen.
Dadurch sind Sie im Home Office global mit derselben Telefonnummer zu erreichen wie an Ihrem Firmenschreibtisch. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie aus Santiago de Chile mit Ihrer deutschen Büronummer anrufen können und der Kunde sieht lediglich Ihre Nummer mit der deutschen Ortsvorwahl. So gesehen telefonieren Sie für alle sichtbar mit Ihrer regulären Telefonnummer.
Sie können eine Vielzahl von Endgeräten benutzen, um mit Ihrer Büronummer zu telefonieren. So können sie zum Beispiel ein VoIP-fähiges Endgerät, oder ein Softphone für den PC oder das Smartphone nutzen. Mit dem entsprechenden Client telefonieren Sie über Ihr Handy, aber nicht mit Ihrer privaten Mobilnummer, sondern mit Ihrer Büronummer.
Sie können auch mehreren Telefonen dieselbe Nummer zuzuweisen. Damit sind über verschiedene Geräte gleichzeitig erreichbar. Zum Beispiel klingelt dann bei einem Anruf unter Ihrer Nummer gleichzeitig Ihr Firmentelefon, das Telefon im Home Office und Ihr Smartphone. So sind Sie jederzeit und überall erreichbar.